Ken je dat gevoel dat het werk zich opstapelt? Doe dan eens wat minder want dan wordt je juist productiever. Onderzoek heeft aangetoond dat mensen die meer tijd op hun werk doorbrengen, niet per se productiever zijn. Door minder te doen, niet meer, je concentreren op het werk wat echt belangrijk is ga je meer bereiken. Het gaat om de output, dat je je belangrijke projecten afrondt en niet het aantal uur dat je werkt. Belangrijkste is het werk gedaan krijgen wat je wilde doen.
1. Bepaal wat echt belangrijk is
Hoe nutteloos is het om heel efficiënt te werken aan werk wat niet gedaan hoeft te worden. Kies daarom eerst heel goed waar jij je tijd aan wilt besteden.
2. Werk met twee to-do-lijsten
Op de hoofdlijst komen alle taken die op lange termijn af moeten en op de “daglijst” komen de taken die je de volgende werkdag wilt doen. Dat kunnen dringende zaken zijn of zaken die minder dringend zijn maar wel belangrijk.
3. Maak een “niet meer doen-lijst”
Een lijst met alles wat veel tijd kost, maar weinig of niks oplevert.
4. Leer jezelf dagelijkse routine aan
Bijvoorbeeld vaste tijden je e-mail checken, overleg met collega’s etc. De meeste mensen hebben de meeste energie tussen 10 uur en 13 uur dus dat is een goed moment om voor taken die concentratie vragen te plannen. Bewaar de makkelijkere taken voor bijvoorbeeld na de lunch of aan het eind van je dag.
5. Stel jezelf tussentijdse deadlines
Dan voorkom je dat projecten zonder duidelijke deadline of met een deadline ver in de toekomst voor zich uitgeschoven worden. Dus deel het project op in stukken en noteer deze in je agenda. Plan ook tijd in om eraan werken.
6. Spreek met collega’s “tape hours” af
Dat zijn uren waarin je met elkaar afspreekt dat je niet praat, bijvoorbeeld tussen 10 en 12 uur omdat je energieniveau dan hoog is.
7. Schrijf goede ideeën meteen op
Ze komen vaak op het verkeerde moment als je ze direct noteert of in een notitieboekje of op je telefoon dan verspil je geen energie aan het onthouden of zorgen maken dat je het vergeet.
8. E-mail afhandelen
Beslis meteen wat je met een binnengekomen mail doet. Je kan beslissen verwijderen, doorsturen, actie ondernemen of je maakt in je outlook een speciaal mapje aan met mails die je moet beantwoorden maar nog op info van een ander moet wachten. En ontvang je nieuwsbrieven die je niet meer wilt meld je dan direct onder aan de mail af. Dus gebruik je inbox niet als een to-do lijst.
9. Slik de kikker
Begin ’s ochtends direct met de taak die je of het moeilijkst vindt of tegen op ziet. Als je die taak hebt volbracht dan werk je de hele dag zo veel fijner.
10. Wees bewust van je valkuilen
Als je dan eindelijk achter je bureau zit kun je ook jezelf nog behoorlijk in de weg zitten door uitstelgedrag, perfectionisme of negatieve gedachten. Dus deel grote taken op in kleine. Productiviteit is vaak belangrijker dan perfectie. De tijd die over is kan je gebruiken om het nog iets beter te maken (mocht dat nodig zijn).
Wil je meer weten of heb jij ook het gevoel dat je het overzicht kwijt bent en werk je elke dag hard maar voel je ook dat je niet echt productief bent? Ik herken dat gevoel ook van een aantal jaar geleden en ik bleef maar door ploeteren omdat ik dacht dat er geen andere mogelijkheid was. Als je er graag hulp bij wilt om weer wat overzicht in je werk of onderneming te krijgen neem dan contact met mij op en stuur een mail naar info@margotmorrenhof.nl voor een gratis kennismakingsgesprek.